Войти Начать

Система электронного документооборотаКаждый договор и приказ — у нужного человека вовремя, а весь его путь на виду

Решения принимают ваши сотрудники — система берёт на себя остальное: сама передаёт документ следующему по маршруту, напоминает о сроках, фиксирует каждое решение и подпись. Вы в любой момент видите, у кого документ, сколько он там лежит и кто уже согласовал. Всё в том же кабинете, где CRM и задачи.

Собрать свой маршрут Посмотреть путь одного договора
  • Маршруты со схемой, ветками и условиями
  • Подпись кодом из письма и КЭП КриптоПро
  • Согласование с клиентом по ссылке
  • Кадровый ЭДО и ознакомление с приказами
  • ИИ-ассистент создаёт и отправляет документы
  • Подделку видно, даже если правили прямо в базе
  • Бесплатно с тарифа «Бизнес»
Электронный документооборот Fluxs: маршрут согласования договора
Как это работает

Как работает электронный документооборот в Fluxs

Пять коротких разделов: как проходит договор, где обычно теряются документы, как устроена подпись, что получают кадры и из чего собран модуль.

Путь одного договора

Согласование договора онлайн: от черновика до архива

Так проходит обычный договор поставки, когда согласование живёт в системе, а не в почте и на столе у секретаря.

  1. 09:10
    Шаблон DOCX

    Менеджер создаёт договор за минуту

    Выбирает вид «Договор», заполняет контрагента и сумму — файл собирается по шаблону Word с реквизитами. Маршрут согласования подставлен сам по виду документа. Или просто пишет ИИ-ассистенту: «создай договор и отправь по маршруту».

  2. 09:11
    Параллельное согласование

    Юрист и бухгалтерия получают его одновременно

    Не по очереди, а сразу: у каждого задача и уведомление на почту, в колокольчик и в мессенджер. Документ ждёт не «пока дойдёт», а только решения.

  3. 10:30
    ИИ-проверка по чек-листу

    ИИ заранее подсветил риски

    Нет неустойки за просрочку оплаты, подсудность не по месту нахождения компании — с цитатами из текста. Юрист смотрит не весь договор, а спорные места.

  4. 12:05
    Доработка и сравнение версий

    Юрист вернул с замечанием

    Автор загрузил исправленную версию, система показала, что именно поменялось. Согласование продолжилось с того этапа, где остановилось, а не с начала.

  5. 15:40
    Ветвление маршрута

    Сумма больше миллиона — подключился финансовый директор

    Условие в схеме маршрута само отправило крупный договор на дополнительный этап. Маленькие договоры этот этап обходят.

  6. Назавтра
    Согласование с клиентом

    Клиент согласовал по ссылке из письма

    Без регистрации: посмотрел договор, нажал «Согласовать» и подтвердил кодом из письма. Мог и вернуть с замечаниями, приложив свою редакцию.

  7. Назавтра
    КЭП КриптоПро

    Директор подписал квалифицированной подписью

    Прямо в браузере, своим сертификатом, со штампом времени удостоверяющего центра. Лист согласования со всеми решениями собирается в PDF одной кнопкой.

  8. Через год
    Договорная работа

    Система напомнила об окончании договора

    За 30 дней до конца срока ответственный получил уведомление, а договор с автопролонгацией продлился сам. Документ лежит в деле номенклатуры и находится поиском по тексту.

Это иллюстрация: этапы, условия и людей в маршруте вы задаёте под свою компанию. ИИ-проверка — платное дополнение.

Где теряются документы

Где теряются документы без системы документооборота

Четыре ситуации, знакомые почти каждой компании, где договоры и приказы ходят по почте и из рук в руки.

Договор «где-то на согласовании»

Бумажный или в почте — неважно: никто не знает, у кого он сейчас лежит и почему стоит третью неделю. Спросить можно только у всех по очереди.

Правки в пятой версии из пяти писем

Юрист правил одну версию, бухгалтер — другую. Какая финальная и что в ней изменили, становится понятно только после подписания.

Ознакомление с приказом — лист с подписями

Обходить 80 человек с листом ознакомления, а потом искать, кто не расписался. И так с каждым положением.

Договор истёк, а об этом узнали от контрагента

Сроки действия в голове у менеджера или в Excel, который никто не открывает. Пролонгация и допсоглашения — по памяти.

Подпись

Подписание документов электронной подписью: простой или КЭП

Для внутренних документов хватит кода из письма, для договоров с контрагентами — КЭП КриптоПро. Способы включаются в настройках, «только КЭП» — тоже можно.

Простая подпись кодом

Подписант получает шестизначный код на почту и подтверждает решение. Фиксируется кто, какую версию файла, её контрольная сумма, время и IP. Для внутренних документов по положению об ЭДО.

КЭП через КриптоПро

Квалифицированная подпись в браузере своим сертификатом: токен или реестр. Открепленная подпись по ГОСТ хранится с документом, её проверяют на Госуслугах. Можно включить штамп времени УЦ.

Клиент подписывает по ссылке

Контрагент без регистрации видит документ, согласует или возвращает с замечаниями и своей редакцией — решение подтверждает кодом из письма.

Лист согласования

PDF со всеми решениями, комментариями, подписями и проверкой целостности файла. Или документ и лист одним файлом — чтобы отправить или распечатать.

Кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот: ознакомление с приказами без бумаги

Приказы, положения и инструкции согласуются, подписываются и доводятся до сотрудников в одной системе — с отчётом, кто ознакомился.

Ознакомить 200 человек за минуту

Выберите всех, отделы, роли или конкретных людей. Каждый получит уведомление и отметится «Ознакомлен» — это тоже электронная подпись.

Кто не ознакомился — видно сразу

«Ознакомлены 184 из 200», список со статусами, кнопка «Напомнить» и выгрузка в Excel для проверки.

Свои поля для приказов

Вид приказа, сотрудник, дата вступления в силу — у каждого вида документа свои поля и своя форма, а обязательные не дадут отправить документ пустым.

Персональные данные под грифом

Кадровые документы видят только участники и список допуска — даже администраторы модуля их не открывают, а копии выдаются с водяным знаком.

Все возможности

Возможности СЭД: документооборот крупной компании, который включается за день

От создания документа до контроля исполнения — всё в одном модуле. Платное только одно: ИИ-проверка договоров.

Создание

Документ появляется за минуту

Виды и свои поля Договор, приказ, служебка — у каждого своя форма, поля и нумерация в модуле
Шаблоны DOCX Файл собирается из карточки с реквизитами в модуле
Через ИИ-ассистента «Создай договор и отправь по маршруту» — одной фразой бесплатно
Из CRM и задач Документ из лида, сделки, контакта со связью в модуле
Импорт архива Перенос из другой системы: таблица и файлы в модуле

Согласование

Маршрут вместо рассылки по почте

Маршруты-схемы Этапы, параллельные ветки, условия по сумме и полям в модуле
Сроки и эскалация Рабочие часы, производственный календарь, передача руководителю в модуле
Замещения Отпуск — задачи уходят заместителю сами в модуле
С клиентом по ссылке Контрагент согласует без регистрации в модуле

Подпись и учёт

Юридически оформленный результат

Подпись кодом и КЭП ПЭП на почту и КриптоПро со штампом времени в модуле
Регистрация и номера Свои шаблоны номеров по видам и организациям в модуле
Договорная работа Сроки действия, пролонгация, допсоглашения в модуле
Номенклатура дел Дела, сроки хранения, выгрузка архива в модуле

Контроль

Видно, где что застряло

Поручения Исполнение с отчётами, контролёр принимает в модуле
Узкие места Кто и на каком этапе держит документы в модуле
Грифы и журнал Допуск, водяной знак, журнал просмотров в модуле
Контроль целостности Правку журнала, подписи или файла видно, даже если меняли прямо в базе в модуле
ИИ-проверка договоров Чек-лист юриста с цитатами из текста платно
Попробуйте

Маршрут согласования документов: соберите свой

Выберите вид документа, сумму и способ подписи — справа появится маршрут, по которому он пойдёт в Fluxs. В самом модуле маршрут рисуется схемой: блоки, стрелки, параллельные ветки и условия.

Вид документа
Сумма: 500 000 ₽
Подпись

Маршрут в Fluxs

    ИИ-ассистент

    ИИ-ассистент создаст документ и отправит его по маршруту согласования

    Не нужно открывать форму и искать нужный вид: достаточно одной фразы в чате. Ассистент сам находит вид, шаблон, контрагента, маршрут и сотрудников по названию — и ничего не делает без вашего «подтверждаю».

    Создай договор поставки с ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, на 1,2 млн, срок до 30 ноября, и отправь по маршруту «Договоры поставки»

    Подготовил документ — проверьте и подтвердите:

    Вид
    Договор
    Контрагент
    ООО «Ромашка», ИНН 7701234567
    Сумма
    1 200 000 ₽
    Срок
    30.11.2026
    Шаблон
    Договор поставки
    Согласование
    маршрут «Договоры поставки»
    ПодтвердитьОтменить

    Подтверждаю

    Документ Д-2026-0142 создан и отправлен по маршруту «Договоры поставки». Первый этап — руководитель отдела продаж.

    Что ждёт моего согласования?

    Три документа: служебная записка на закупку ноутбуков (срок сегодня), приказ об отпуске, договор аренды склада — просрочен на 2 часа.

    Что умеет ассистент в документообороте

    • Создать документ по виду и шаблону: контрагент, сумма, срок — из обычной фразы
    • Отправить по маршруту по названию или назначить согласующих по именам
    • Ничего не делает молча — сначала карточка «проверьте и подтвердите»
    • Ответить, что ждёт вашего решения, что просрочено, какие поручения горят
    • Посчитать: сколько договоров с контрагентом за квартал, на какую сумму
    • Видит только то, что вправе видеть вы — грифы и допуск соблюдаются

    ИИ-ассистент — бесплатный модуль Fluxs. Он же отвечает по задачам, CRM и базе знаний, так что утренняя сводка «что у меня сегодня» включает и документы.

    Безопасность и контроль изменений

    Защита документов: подделку видно, даже если правили прямо в базе

    Обычная система верит тому, что лежит в базе данных. Здесь журнал, подписи, решения клиентов и файлы защищены криптографически: изменить их незаметно не может ни сотрудник, ни администратор с доступом к серверу.

    Журнал, который нельзя тихо переписать

    Каждая запись журнала связана с предыдущей криптографической цепочкой. Исправили запись прямо в базе, удалили или вставили новую — карточка покажет «Журнал нарушен начиная с записи №…».

    Подписи с контрольной печатью

    У каждой подписи и решения — своя печать на секретном ключе сервера. Поменяли в базе дату, подписанта или решение — в карточке «Запись подписи изменена».

    Подмену файла видно

    Для каждой версии хранится её контрольная сумма. Файл подписанной версии заменили на диске — система покажет «Файл изменён или отсутствует».

    Решение клиента тоже защищено

    Согласование по ссылке хранит версию документа, её отпечаток, IP и время — и тоже закрыто печатью. Спорить «мы согласовывали другую редакцию» не получится.

    Ночная проверка всех журналов

    Каждую ночь система сама проходит по цепочкам и отмечает нарушенные. Не нужно ждать, пока кто-то откроет конкретный документ.

    Кто открывал — известно

    Журнал просмотров и скачиваний, грифы с допуском, водяной знак с ФИО и датой на каждой скачанной копии. Ключи API хранятся только в виде отпечатка. Документы с грифом не уходят внешнему ИИ без явного разрешения, а ассистент видит вместо их названия только гриф.

    Проверка в карточке документа
    • Журнал защищён: 47 записей, цепочка цела
    • Подпись директора (КЭП): действительна
    • Журнал нарушен начиная с записи №31
    • Запись подписи изменена
    • Файл версии 3 изменён или отсутствует

    Зелёное — всё как было. Красное — запись, подпись или файл изменили в обход системы, и видно, с какого места.

    Запуск

    Внедрение электронного документооборота за один день

    Без проекта на полгода: готовые виды и маршруты уже есть, остаётся поправить их под себя и перенести старые документы.

    1

    Подключите модуль

    Документооборот входит в тарифы «Бизнес» и «Холдинг» бесплатно. Включается в магазине модулей в один клик.

    2

    Возьмите готовый набор

    Договор, служебная записка, приказ, входящие и исходящие, положения — с маршрутами и разделами. Дальше правите под себя.

    3

    Добавьте людей и роли

    Юрист, бухгалтерия, руководители отделов. Маршрут сам находит нужного человека: «руководитель автора», «все юристы».

    4

    Перенесите старые документы

    Таблица и архив с файлами из прежней системы или папок — импорт в фоне, без задач и лишних уведомлений.

    5

    Отправьте первый договор

    Создали, выбрали маршрут, отправили. Остальное система делает сама: задачи, напоминания, подписи, номер, архив.

    +

    Свяжите с остальной системой

    Документы из сделок и лидов, бизнес-процессы, которые создают и отправляют договоры сами, API и вебхуки для 1С, сайта и ERP.

    Кому подходит

    Кому подходит СЭД: шесть отделов, которым станет легче

    Документооборот нужен не только канцелярии. Чаще всего первыми его подключают вот эти команды.

    Договорной отдел и юристы

    Маршрут по сумме и виду договора, ИИ-проверка по вашему чек-листу, сравнение версий, сроки действия и допсоглашения в одной карточке.

    Кадры и КЭДО

    Приказы и положения с массовым ознакомлением, отчёт «кто не ознакомился», персональные данные под грифом.

    Холдинги и группы компаний

    Несколько наших организаций со своей нумерацией, замещения, эскалации по оргструктуре и отчёт по узким местам для руководства.

    Про холдинги и сети →

    Закупки и снабжение

    Заявки и служебные записки с согласованием по сумме, поручения исполнителям с отчётом и контролёром.

    Работа с клиентами и партнёрами

    Договор уходит клиенту по ссылке, клиент согласует или присылает протокол разногласий — всё в той же карточке.

    Компании, которые растут из CRM

    Документы привязаны к сделкам и лидам, бизнес-процесс создаёт договор, когда сделка дошла до нужного этапа.

    Конструктор бизнес-модели →
    Стоимость

    Стоимость СЭД: бесплатно с тарифа «Бизнес»

    Модуль входит в тарифы «Бизнес» и «Холдинг» без доплаты: маршруты, подписи, КЭДО, договоры, архив, API. Отдельно оплачивается только ИИ-проверка договоров.

    0 ₽ в тарифах «Бизнес» и «Холдинг»

    Документооборот

    • Виды документов, свои поля, шаблоны DOCX
    • Маршруты-схемы, сроки, замещения, эскалации
    • Подпись кодом, КЭП КриптоПро, согласование с клиентом
    • КЭДО, договорная работа, номенклатура дел
    • Грифы, водяной знак, журнал, импорт, API
    • Контроль целостности журнала, подписей и файлов
    • Работа через ИИ-ассистента (бесплатный модуль)
    от 990 ₽ в месяц

    ИИ-проверка договоров

    ИИ проходит по вашему чек-листу: что выполнено, где риск, чего нет — с цитатами. Тариф по числу проверок в месяц и объёму документа.

    Start · 990 ₽/мес 30 проверок, документ до 60 000 знаков
    Pro · 2 990 ₽/мес 150 проверок, документ до 150 000 знаков
    Business · 7 900 ₽/мес 600 проверок, документ до 400 000 знаков
    Тарифы

    Одна платформа для вашего сайта

    Аналитика, чат с AI, CRM, автоматизация и обмен с 1С — в одном месте. Автоматизация работает с первого дня.

    Свой сервер Нужна коробочная версия? Разовая покупка, без подписки — калькулятор тарифов коробки Смотреть тарифы коробки →
    Бесплатно

    Free

    0 ₽
    без оплаты за базовое использование

    Попробовать платформу и следить за сайтом.

    • Мониторинг доступности сайта
    • Мобильное приложение (Android)
    • Веб-приложение
    • Перенос данных из файла (Excel, CSV) — бесплатно
    • 30 дней полного доступа, затем мониторинг бесплатно
    Начать бесплатно
    Платформа

    Старт

    2 800 ₽ 2 300 ₽
    или 19 320 ₽ в год при оплате за год

    Вся платформа для одного сайта.

    • Аналитика, трекер форм, лиды и цели
    • Статистика посетителей с отчётами: источники, поисковые фразы, страницы, география
    • Чат-виджет на сайт
    • Автоматизация, лиды и бизнес-потоки (сделки)
    • Лиды, Сделки, Задачи, Воронки, планировщик, документы
    • Конструктор сайтов (лендинги, AI-генерация) — бесплатно
    • SEO-мониторинг: позиции и техошибки — бесплатно
    • Перенос данных из файла (Excel, CSV) — бесплатно
    Выгоднее всего

    Бизнес

    5 900 ₽ 5 400 ₽
    или 45 360 ₽ в год при оплате за год

    Максимум возможностей. AI-чат и 1С уже внутри.

    • Всё из Старта
    • AI-чат по базе знаний (Pro) — включён
    • Обмен с 1С — включён
    • Service desk: заявки клиентов, SLA, виджет поддержки на сайт
    • База знаний: инструкции компании внутри кабинета или открытым сайтом — включена
    • Перенос данных по API из Битрикс24, Jira, Трекера, Confluence, amoCRM
    • AI-анализ документов, боты
    • Защита от скликивания и ботов
    Для нескольких сайтов

    Холдинг

    от 15 120 ₽
    или 127 000 ₽ в год при оплате за год

    Несколько сайтов в одном кабинете.

    • Всё из Бизнеса — на каждый сайт
    • Service desk на каждой точке сети
    • База знаний сети: регламенты из головного офиса раздаются точкам
    • AI-чат Business (15 000 ответов/мес)
    • Каждый сайт — отдельная компания
    • Единый кабинет и команда
    • Приоритетная поддержка

    + Дополнительный сайт к любому тарифу — 90% его стоимости. Каждый сайт — своя компания.

    Не знаете, какие модули вам нужны? Соберите схему своего бизнеса в конструкторе — у каждого блока видно, платный он или бесплатный. Собрать схему →
    Вопросы

    Вопросы об электронном документообороте

    Сколько стоит документооборот?

    Модуль бесплатный и подключается с тарифа «Бизнес» (входит и в «Холдинг»). Отдельно оплачивается только ИИ-проверка договоров — по числу проверок в месяц.

    Чем СЭД отличается от ЭДО?

    СЭД — система электронного документооборота внутри компании: согласование, подписание, регистрация, исполнение и архив. ЭДО с контрагентами — обмен юридически значимыми документами через операторов (счета, УПД, акты). Fluxs — это СЭД: внутренние документы, договоры и кадровые приказы, а внешнюю сторону подключает согласование по ссылке и КЭП.

    Как перейти на электронный документооборот?

    Утвердите положение об электронном документообороте, подключите модуль, возьмите готовый набор видов документов и маршрутов, добавьте сотрудников и роли, перенесите архив импортом. Первый договор можно отправить по маршруту в тот же день; бумажные оригиналы на переходный период можно хранить параллельно.

    Подходит ли система электронного документооборота малому бизнесу?

    Да: модуль включается без внедренческого проекта и бесплатен в тарифе «Бизнес». Даже в компании из 10 человек маршрут «руководитель → бухгалтерия → директор» и напоминания о сроках договоров экономят время и снимают вопрос «где документ».

    Имеет ли электронная подпись юридическую силу?

    Квалифицированная подпись (КЭП) равнозначна собственноручной по закону 63-ФЗ. Простая подпись кодом из письма действует для внутренних документов на основании положения об электронном документообороте или соглашения с сотрудниками.

    Что нужно для подписи КЭП?

    У подписанта — КриптоПро CSP, расширение «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» и сертификат. Подпись ставится в браузере, закрытый ключ никуда не передаётся. КЭП включается и выключается в настройках.

    Клиенту нужно регистрироваться, чтобы согласовать договор?

    Нет. Клиент получает письмо со ссылкой, смотрит документ и подтверждает решение кодом, который приходит на ту же почту. Можно вернуть с замечаниями и приложить свою редакцию.

    Работаете ли вы с операторами ЭДО — Диадок, СБИС?

    Нет, обмена с операторами нет. Внешние стороны согласуют документы по ссылке из письма, а для юридически значимой подписи используется КЭП КриптоПро.

    Можно ли перенести документы из старой системы?

    Да: таблица CSV и архив с файлами — номера, даты регистрации, статусы, контрагенты и свои поля переносятся как есть. Импорт идёт в фоне и не рассылает уведомлений.

    Что будет, если кто-то исправит данные прямо в базе?

    Это будет видно. Записи журнала связаны цепочкой, подписи и решения клиентов закрыты печатью на секретном ключе сервера, у файлов версий хранятся контрольные суммы. Правка, удаление или подмена показываются в карточке документа («Журнал нарушен», «Запись подписи изменена», «Файл изменён»), а ночная проверка отмечает нарушения сама. Пересчитать печать без ключа сервера нельзя.

    Может ли ИИ-ассистент сам создать и отправить документ?

    Да: «создай договор с ООО „Ромашка“ на 1,2 млн и отправь по маршруту „Договоры“». Ассистент находит вид, шаблон, маршрут и сотрудников по названию, показывает карточку документа и создаёт его только после вашего подтверждения. ИИ-ассистент — бесплатный модуль.

    Кто увидит конфиденциальные документы?

    Документ с грифом видят только участники, список допуска и владелец аккаунта. Все открытия и скачивания пишутся в журнал, копии выдаются с водяным знаком с именем получателя.

    Можно ли работать с телефона?

    Да: страница «Мои согласования» удобна с телефона, согласовать можно из уведомления бота в мессенджере, а в веб-версии приложения Fluxs есть панель «Документы».

    Можно ли установить у себя на сервере?

    Да, документооборот входит в коробочную версию Fluxs и работает без внешних облачных сервисов; ИИ-проверка и КриптоПро подключаются по желанию.

    Заявка

    Демонстрация системы документооборота на ваших документах

    Расскажите, какие документы у вас согласуются и кто в этом участвует. Настроим виды и маршруты на демо-кабинете и покажем, как пойдёт ваш договор или приказ.

    Спасибо! Заявка принята.

    Свяжемся с вами в рабочее время. Обычно отвечаем в течение пары часов.

    Смотрите также

    Что ещё пригодится вашему бизнесу

    Конструктор бизнес-модели

    Соберите продажи, поставку и документы в одну схему.

    CRM для любого бизнеса

    Воронка, сделки и документы к ним в одном кабинете.

    Для франшиз и сетей

    Каждая точка — отдельная компания в общем кабинете.

    Fluxs Messenger

    Уведомления о согласованиях и решения прямо из чата.

    Email-агент

    ИИ отвечает на письма клиентов по вашей базе знаний.

    Внедрение под ключ

    Настроим виды, маршруты и перенесём архив за вас.

    Каждый документ на виду — от черновика до архива

    Подключите документооборот в тарифе «Бизнес» и отправьте первый договор по маршруту уже сегодня.

    Оставить заявку Попробовать бесплатно
    Блог

    Последние статьи

    Разборы, кейсы и инструкции по работе с Fluxs.

    4 способа автоматизировать работу с клиентами через бизнес-мессенджер Менеджеры тратят много времени на проверку заявок, ответы на одинаковые вопросы и переписку с клиентами. Часть этих зада... Автоматизация бизнеса с помощью ИИ: 5 примеров Может ли искусственный интеллект разобраться в работе бизнеса по трём предложениям? Мы решили проверить. Взяли пять прим... Переезд (миграция) с Битрикс24 и amoCRM без потери данных: в Fluxs появился модуль миграции Как перенести контакты, сделки, задачи и проекты из Битрикс24, amoCRM, Jira и других систем в Fluxs. Автоматическая мигр...
    Все статьи блога →